لماذا تتأخر الإجراءات التصحيحية، وكيف تُستأنف؟

تصبح قائمة الإجراءات أطول، وتتحول تواريخ الاستحقاق إلى اللون الأحمر، وتنتهي كل مراجعة بطلب آخر للتحديثات. بعض المهام تنتظر المقاول. والبعض الآخر لديه مسؤول لا يستطيع الموافقة على الإنفاق. يتم وصف عدد قليل منها بشكل غامض لدرجة أنه لا أحد يعرف كيف سيبدو الانتهاء. يحتاج الإجراء التصحيحي المتأخر إلى تشخيص، وليس مجرد تذكير آخر.

ابدأ بفهم القلق الحالي وسبب توقف العمل. العنصر الأقدم لا يكون تلقائيًا هو الأكثر إلحاحًا، كما أن العنصر الأسهل لإغلاقه ليس بالضرورة هو المكان الأكثر فائدة للبدء.

أعد النظر في الهدف الذي كان من المفترض أن يحققه هذا الإجراء

اقرأ النتيجة الأصلية قبل مناقشة المهمة. هل ما زال الإجراء المقترح يعالج هذه المشكلة؟ قد تصف الملاحظة التي تقول "تحدث إلى الفريق" نشاطًا ما ولكنها تترك النتيجة المرجوة غير واضحة. اسأل عما يجب أن يكون مختلفًا بعد اكتمال الإجراء.

على سبيل المثال، إذا كانت المواد تعيق المسار بشكل متكرر، فإن إزالة العائق مرة واحدة وتغيير ترتيبات التخزين يعدان عملين مختلفين. قد يحتاجان إلى مسؤولين وأدلة وتوقيت مختلفين. إن جمعها في إجراء واحد غامض يمكن أن يخفي ما لم يتم حله.

يربط دليل التحقيق في الحوادث الخاص بـ HSE التحقيق بخطة عمل للتحكم في المخاطر. استخدم ذلك كمرجع عام؛ لا تزال المراقبة والاستجابة المناسبة في مكان عمل معين بحاجة إلى تقييم مختص بموجب إجراءات المنظمة.

حدد العائق الفعلي

اسأل المسؤول ما الذي يمنع التقدم. الإجابات المفيدة محددة: هناك حاجة إلى قرار، أو لم تصل قطعة الغيار، أو لم يتم ترتيب الوصول، أو أن النطاق غير واضح. "قيد التقدم" يخبر الاجتماع بالقليل جدًا.

افصل الشخص المسؤول عن متابعة الإجراء عن الأشخاص الذين يعتمد تقدم العمل على قراراتهم أو مساهماتهم. قد يتولى مدير المرافق تنسيق الإصلاح بينما يوافق مسؤول الميزانية على الشراء. قم بتسجيل القرار المعلق بوضوح حتى يصل الطلب إلى من يمكنه اتخاذه.

عندما يترك المسؤول المحدد دوره أو يغيره، تكون إعادة التعيين جزءًا من العمل. لا تفترض أنه سيتم التقاط السجل غير المراقب لأن القسم لا يزال موجودًا. تأكد الآن من يفهم المشكلة ومن هو المسؤول عن المضي قدمًا بها.

راجع الوضع الحالي

يشير التاريخ المتأخر إلى أن الموعد المخطط له لم يُلتزم به. ولا يصف بشكل كامل الظروف الموجودة في الموقع اليوم. اسأل عما حدث منذ اكتشاف النتيجة، وما إذا كانت الترتيبات المؤقتة لا تزال قائمة، وما إذا كان أي شيء قد غيّر مستوى القلق.

اتبع إجراءات التصعيد والاستجابة الفورية للمنظمة عند الحاجة. لا ينبغي للاجتماع حول الوضع الإداري أن يؤخر اتخاذ إجراءات بشأن خطر حالي. احصل على المدخلات المختصة المناسبة إذا كانت كفاية الترتيب المؤقت غير مؤكدة.

إذا كان التاريخ المعدل له ما يبرره، فاحتفظ بالسبب والقرار وراءه. يؤدي استبدال التاريخ الأصلي بهدوء إلى إزالة السياق المفيد. يجب أن تؤدي التمديدات المتكررة إلى إلقاء نظرة فاحصة على العائق أو الحل المختار أو السلطة المتاحة للمسؤول.

اتفق على الأدلة قبل إعلان إتمام العمل

وينبغي أن يجيب الدليل على المسألة الأصلية. تظهر الفاتورة أنه تم شراء شيء ما أو إصدار فاتورة به؛ قد لا يظهر أن العمل المقصود قد اكتمل بشكل مرض. قد لا يجيب سجل حضور التدريب على سؤال حول ما إذا كان يتم استخدام طريقة عمل تم تغييرها.

وافق على فحص الإكمال المناسب أثناء التخطيط للإجراء. وهذا يساعد الشخص الذي يقوم بالعمل على معرفة ما يجب تقديمه. اعتمادًا على المهمة، قد يتضمن الفحص سجل عمل ذي صلة، أو ملاحظة متابعة أو مراجعة من قبل زميل مناسب.

عندما لا يمكن الحكم على الفعالية إلا بعد الاستخدام، اجعل هذا التمييز مرئيًا. قد يُنفَّذ التغيير والتأكد من نجاحه عمليًا في أوقات مختلفة. قم بوصف كليهما بأمانة بدلاً من التعامل مع تصنيف حالة واحد باعتباره القصة بأكملها.

اجعل قرار اجتماع المراجعة مركزًا

استخدم وقت المراجعة للإجراءات التي تتطلب قرارًا أو دعمًا أو تصعيدًا. اجمع التحديثات الروتينية مسبقًا حيثما كان ذلك عمليًا. بالنسبة لكل إجراء متعثر، اترك الخطوة التالية واضحة والشخص المسؤول عنها.

ابحث عن العوائق المتكررة عبر القائمة. إذا كانت العديد من المهام تنتظر على نفس مسار الموافقة، فقد يكون إصلاح هذه العملية أكثر أهمية من مطاردة كل مسؤول على حدة.

تدعم CerthixCO أعمال السلامة المتصلة، بما في ذلك إدارة المخاطر والضوابط وإعداد التقارير. للحصول على السجل الكامل من الملاحظة فصاعدًا، راجع من نتائج الفحص إلى التصحيح الذي تم التحقق منه. تكون القائمة الأقصر مفيدة فقط عندما يكون العمل الموجود خلف العناصر المغلقة جاهزًا للمراجعة.