ما الذي تتضمنه مراجعة سلامة مفيدة؟

يجب أن تساعد مراجعة السلامة الأشخاص في تحديد مكان التركيز. تعد الأعداد الإجمالية نقطة بداية، ولكنها تحتاج إلى التواريخ والسياق ووسيلة للرجوع إلى السجلات الأصلية.

ابدأ بالنطاق

اذكر المدارس أو المواقع التي تم تضمينها وفترة التقرير. ميّز بين الأحداث المسجلة خلال الفترة والسجلات التي لا تزال مفتوحة في تاريخ المراجعة. وجود اثني عشر حادثًا مفتوحًا يختلف عن تسجيل اثني عشر بلاغًا عن حوادث خلال هذا الشهر.

راجع الأحداث في سياقها

انظر إلى الخطورة والنوع والموقع بجانب الإجمالي. قارن بين الفترات المماثلة. إذا كنت تستخدم معدلًا، فاجعل المقام واضحًا. قد يعكس التغيير في الإبلاغ عن الحوادث الوشيكة تغييرًا في سلوك الإبلاغ، لذا تجنب افتراض أن العدد الأقل هو الأفضل تلقائيًا.

تابع الأعمال المتأخرة

قم بمراجعة الإجراءات التي لا تزال معلقة، وخاصة تلك المرتبطة بنتائج أكثر خطورة. انظر إلى المسؤول ومدة التأخير وسبب التأخير. اجعل القرار التالي واضحًا، بدلاً من قراءة القائمة دون تعيين متابعة.

التحقق من تقدم الفحص

قارن الفحوص المكتملة بالفحوص المجدولة. حدّد الفحوص التي لم تُنجز في موعدها والسجلات التي تنتظر المراجعة والنتائج المتكررة. تحتاج نسبة الإنجاز إلى مقام واضح حتى تكون مفيدة.

راجع المخاطر والضوابط

استخدم طريقة تقييم المخاطر المعتمدة في المؤسسة. قم بتمييز المخاطر الأولية عن المخاطر المتبقية بعد تطبيق الضوابط. انظر إلى تواريخ المراجعة والأدلة حول ما إذا كانت الضوابط تعمل على النحو المنشود.

انظر للأمام

قم بمراجعة مواعيد انتهاء صلاحية المستندات المقبلة والفحوصات المخططة والأعمال الأخرى المستحقة قبل الاجتماع التالي. لا يعد سجل المستند الحالي في حد ذاته دليلاً على استيفاء جميع التزامات الامتثال.

اختتم بالقرارات

سجّل القرار والمسؤول وتاريخ الاستحقاق لكل إجراء متفق عليه. وفي المراجعة التالية، عد إلى تلك القرارات والأدلة الداعمة لها.

استخدم الاجتماع لاتخاذ القرارات

يمكن أن تكون المراجعة قصيرة وتظل مفيدة. ابدأ بالفترة والمواقع، وحدد السجلات التي تحتاج إلى الاهتمام، واختتم بالقرارات التي اتخذها الفريق. احتفظ بالأسئلة التي لم يتم حلها مرئية للاجتماع التالي.

على سبيل المثال، قد يكون الإجراء المتأخر هو انتظار المعدات أو زيارة أحد المتخصصين. القرار المفيد هو الخطوة التالية وصاحبها والتوقيت المناسب في إطار الإجراء الخاص بك. إن تكرار عدد الإجراءات المتأخرة دون الموافقة على الخطوة التالية لا يضيف سوى القليل إلى المراجعة.

العمل مع قائمة الفحص من ملف CSV

يتضمن الملف مجال المراجعة وسؤال مراجعة وقرار ومسؤول وتاريخ استحقاق. افتحه في أداة جدول البيانات واستخدم نسخة عمل واحدة للمراجعة. أضف سياقًا كافيًا لجعل كل قرار مفهومًا عندما يعود الفريق إليه.

• التأكد من المواقع وفترة التقرير قبل مقارنة الأرقام.
• ضع علامة على المعلومات المفقودة أو القديمة حتى لا تختفي في المجموع.
• سجل القرار والشخص المسؤول عن الخطوة التالية.
• العودة إلى قرارات المراجعة السابقة قبل البدء بقائمة جديدة.

تساعد قائمة الفحص في تنظيم المناقشة. استخدم أساليب وإجراءات التقييم الحالية في مؤسستك لاتخاذ القرارات نفسها.

إذا كانت المتابعة هي الفجوة، فاقرأ من نتائج الفحص إلى التصحيح الذي تم التحقق منه. راجع سياق إعداد التقارير في CerthixED وCerthixCO.