A resposta prática
Uma análise útil combina âmbito, contexto e decisões. Considere o trabalho pendente, os documentos de apoio e as ações acordadas para a próxima análise, além dos totais.
Uma revisão de segurança deve ajudar as pessoas a decidir onde focar. As contagens são um ponto de partida, mas precisam de datas, contexto e um caminho de volta aos registros.
Comece com o escopo
Indique quais escolas ou locais estão incluídos e o período do relatório. Separe os eventos durante o período dos registros ainda abertos na data da revisão. Doze incidentes abertos é uma medida diferente dos doze incidentes relatados este mês.
Revise os incidentes com contexto
Observe a gravidade, o tipo e a localização junto com o total. Compare períodos iguais. Se você usar uma taxa, deixe o denominador claro. Uma alteração na notificação de quase acidentes pode refletir uma mudança no comportamento de notificação, por isso evite assumir que uma contagem mais baixa é automaticamente melhor.
Acompanhe o trabalho atrasado
Rever as ações que permanecem pendentes, especialmente aquelas ligadas a conclusões mais sérias. Veja o responsável, o tempo de atraso e o motivo do atraso. Deixe clara a próxima decisão, em vez de ler uma lista sem atribuir acompanhamento.
Verifique o progresso da inspeção
Compare as inspeções concluídas com o trabalho programado. Identifique verificações perdidas, registros aguardando revisão e descobertas repetidas. Uma porcentagem de conclusão precisa de um denominador declarado para ser útil.
Revise riscos e controles
Use o método de pontuação existente da organização. Distinguir a exposição inicial da exposição restante após os controles. Analise as datas de revisão e as evidências sobre se os controles estão funcionando conforme planejado.
Olhe para frente
Revise os próximos vencimentos de documentos, verificações planejadas e outros trabalhos devidos antes da próxima reunião. Um registo documental atualizado não é, por si só, prova de que todas as obrigações de conformidade foram cumpridas.
Termine com as decisões
Registre a decisão, o responsável e a data de vencimento de cada ação acordada. Na próxima revisão, retorne a essas decisões e às evidências de apoio.
Baixar: lista de verificação de revisão de segurança.csv
Use a reunião para tomar decisões
Uma revisão pode ser curta e ainda assim útil. Comece com o período e os locais, identifique os registros que precisam de atenção e termine com as decisões tomadas pela equipe. Mantenha as questões não resolvidas visíveis para a próxima reunião.
Por exemplo, uma ação atrasada pode ser a espera de um equipamento ou de uma visita de um especialista. A decisão útil é o próximo passo, seu responsável e o momento apropriado para o seu procedimento. Repetir a contagem de atrasos sem concordar com o próximo passo pouco acrescenta à revisão.
Trabalhe com a lista de verificação CSV
O download contém uma área, uma questão de revisão, uma decisão, um responsável e uma data de vencimento. Abra-o em uma ferramenta de folha de cálculo e use uma cópia de trabalho para a revisão. Adicione contexto suficiente para tornar cada decisão compreensível quando a equipe retornar a ela.
- Confirme os locais e o período do relatório antes de comparar os números.
- Marque informações ausentes ou obsoletas para que não desapareçam no total.
- Registre a decisão e o responsável pela próxima etapa.
- Retorne às decisões da revisão anterior antes de iniciar uma nova lista.
A lista de verificação ajuda a organizar uma discussão. Utilize os métodos e procedimentos de avaliação existentes na sua organização para as próprias decisões.
Se a lacuna for o acompanhamento, leia da descoberta da inspeção até a correção verificada. Veja o contexto do relatório em CerthixED e CerthixCO.