La réponse pratique
Une revue utile précise le périmètre, le contexte et les décisions. Au-delà des totaux, examinez le travail en attente, les pièces justificatives et les actions convenues.
Un examen de la sécurité devrait aider les gens à décider sur quoi se concentrer. Les décomptes sont un point de départ, mais ils nécessitent des dates, un contexte et un chemin vers les enregistrements.
Commencer par la portée
Indiquez quelles écoles ou sites sont inclus et la période de référence. Séparez les événements survenus au cours de la période des enregistrements encore ouverts à la date de révision. Douze incidents ouverts constituent une mesure différente des douze incidents signalés ce mois-ci.
Examiner les incidents avec leur contexte
Regardez la gravité, le type et l'emplacement à côté du total. Comparez les périodes à périmètre constant. Si vous utilisez un taux, indiquez clairement le dénominateur. Un changement dans la déclaration des quasi-accidents peut refléter un changement dans le comportement de déclaration, évitez donc de supposer qu'un nombre inférieur est automatiquement meilleur.
Suivre les travaux en retard
Passez en revue les actions qui restent en suspens, notamment celles liées à des constatations plus graves. Regardez le responsable, le délai de retard et la raison du retard. Expliquez clairement la prochaine décision, plutôt que de lire une liste sans assigner de suivi.
Vérifier la progression de l'inspection
Comparez les inspections terminées avec les travaux planifiés. Identifiez les contrôles manqués, les dossiers en attente d’examen et les constatations répétées. Un pourcentage d’achèvement a besoin d’un dénominateur indiqué pour être utile.
Examiner les risques et les contrôles
Utilisez la méthode de notation existante de l'organisation. Distinguer l’exposition initiale de l’exposition restante après les contrôles. Examinez les dates d’examen et les preuves indiquant si les contrôles fonctionnent comme prévu.
Regardez vers l'avenir
Examinez les expirations de documents à venir, les contrôles prévus et les autres travaux dus avant la prochaine réunion. Un dossier documentaire à jour ne constitue pas, en soi, une preuve que toutes les obligations de conformité sont remplies.
Finir avec les décisions
Enregistrez la décision, le responsable et la date d’échéance pour chaque action convenue. Lors du prochain examen, revenez à ces décisions et aux preuves à l’appui.
Utiliser la réunion pour prendre des décisions
Un examen peut être court et néanmoins utile. Commencez par la période et les lieux, identifiez les enregistrements qui nécessitent une attention particulière et terminez par les décisions prises par l'équipe. Gardez les questions non résolues visibles pour la prochaine réunion.
Par exemple, une action en retard peut être l'attente d'un équipement ou de la visite d’un spécialiste. La décision utile est la prochaine étape, son responsable et le moment approprié dans le cadre de votre procédure. Répéter le nombre d’actions en retard sans convenir de la prochaine étape apporte peu à la revue.
Travailler avec la liste de contrôle CSV
Le téléchargement contient une zone, une question de révision, une décision, un responsable et une date d'échéance. Ouvrez-le dans un tableur et utilisez une copie de travail pour la révision. Ajoutez suffisamment de contexte pour rendre chaque décision compréhensible lorsque l'équipe y reviendra.
- Confirmez les emplacements et la période de référence avant de comparer les chiffres.
- Marquez les informations manquantes ou obsolètes afin qu'elles ne disparaissent pas dans un total.
- Enregistrez la décision et la personne responsable de l'étape suivante.
- Revenir aux décisions de l'examen précédent avant de commencer une nouvelle liste.
La liste de contrôle aide à organiser une discussion. Utilisez les méthodes et procédures d'évaluation existantes de votre organisation pour les décisions elles-mêmes.
Si le suivi constitue une lacune, lisez du résultat de l'inspection à la correction vérifiée. Consultez le contexte de reporting dans CerthixED et CerthixCO.