La réponse pratique
Une revue de préparation rassemble les dispositions actuelles, les documents requis et les décisions restantes. La procédure de l’école détermine qui peut autoriser le voyage.
Un examen de l'état de préparation rassemble les informations sur le voyage et les décisions restantes. Utilisez la procédure de voyage approuvée par l'école pour déterminer ce qui doit être effectué et qui peut approuver le départ.
Confirmez les détails du voyage
Vérifiez la destination, les dates, les modalités de voyage, le membre principal du personnel et les activités prévues. Assurez-vous que les évaluateurs consultent le dernier itinéraire plutôt qu'une version antérieure.
Vérifiez les informations sur les participants
Confirmez que l’équipe autorisée dispose des informations sur les participants dont elle a besoin. Conservez les informations personnelles et médicales dans le cadre des modalités d’accès approuvées. Le résumé général de préparation peut indiquer si les enregistrements requis sont complets sans afficher leur contenu.
Vérifiez l'évaluation des risques
Confirmez que l’évaluation couvre les activités prévues et les modalités de voyage. Examinez les changements depuis la préparation de l’évaluation. Enregistrez toutes les actions supplémentaires et qui est responsable de leur réalisation.
Rassemblez le travail restant dans une seule vue
Répertoriez les dossiers de consentement, les documents, les confirmations de transport ou autres éléments requis par la procédure de l'école. Donnez à chaque élément un responsable. Faites la distinction entre « document téléchargé » et « document examiné » lorsqu'une révision est requise.
Enregistrez la décision
L'approbateur autorisé doit être en mesure de voir ce qui est terminé, ce qui reste ouvert et toutes les conditions attachées à la décision. Conservez la décision et sa date avec le procès-verbal de déplacement. Ne considérez pas un badge de préparation coloré comme un substitut à cette décision.
Revérifiez les modifications
Si l'itinéraire, les participants ou les arrangements changent, suivez le processus de l'école pour vérifier si un examen plus approfondi est nécessaire. Gardez l’équipe à travailler à partir des mêmes informations actuelles.
Cette liste de contrôle prend en charge l’organisation des enregistrements. Elle ne remplace pas la procédure d'autorisation des déplacements de l'école.
Séparez le résumé des enregistrements sensibles
Un résumé de préparation devrait aider l'examinateur autorisé à trouver les documents pertinents sans exposer plus largement leur contenu. Par exemple, le résumé peut enregistrer si les informations requises sur les participants ont été vérifiées et où l'équipe autorisée peut les trouver. Il n’est pas nécessaire qu’il reproduise des informations personnelles ou médicales.
Utilisez la liste de contrôle du voyage
Ouvrez le CSV dans un tableur et créez une copie de travail pour le voyage. Il comprend une zone, une question de révision, un responsable, un statut et une référence de preuve. Adaptez-le à la procédure approuvée par l'école et conservez-le avec les informations actuelles sur le voyage.
Utilisez une formulation de statut claire. Une confirmation de transport en suspens et un document en attente d'examen sont différents types de travaux ouverts. Enregistrez ce qui doit se passer ensuite et qui est responsable plutôt que de décrire les deux comme étant simplement incomplets.
Avant l'examen, vérifiez que :
- La copie de travail fait référence au voyage et à l'itinéraire en cours.
- Chaque élément non soldé a un responsable et une étape suivante compréhensible.
- Les références des preuves suivent les modalités d'accès de l'école.
- La décision autorisée et les éventuelles conditions sont enregistrées selon la procédure de l'école.
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