من نتائج التفتيش إلى التصحيح الذي تم التحقق منه

يكون التفتيش مفيدًا عندما تؤدي المشكلات التي يكشف عنها إلى متابعة واضحة. يساعد السجل القصير والمتسق الشخص الذي يكمل العمل والشخص الذي يفحصه.

سجل الحالة

صف ما لاحظته وأين تم العثور عليه ومتى. حافظ على الملاحظة واقعية. "المعدات تسد مخرج الطوارئ الشرقي في الساعة 10:15" أكثر فائدة من "معايير السلامة السيئة". أضف صورة أو أي دليل آخر حيثما كان ذلك مناسبًا ومسموحًا به.

احتفظ بالنتيجة مرتبطة بالفحص الأصلي. هذا الارتباط يجعل من السهل فهم السياق لاحقًا.

حدّد التصحيح المطلوب

قل ما يحتاج إلى التغيير. "أزل العوائق من مخرج الطوارئ الشرقي وانقل المعدات إلى المخزن المخصص" يمنح المسؤول شيئًا محددًا لإكماله. افصل التصحيح الفوري عن أي عمل طويل الأمد مطلوب لمنع تكرار المشكلة.

تعيين المسؤولية وتاريخ الاستحقاق

امنح كل إجراء مسؤولًا محددًا وموعدًا نهائيًا مناسبًا باستخدام الإجراء الحالي لمؤسستك. اسم القسم وحده قد يترك المسؤولية غير واضحة. تأكد من أن الشخص يستطيع رؤية النتائج ويفهم الأدلة المتوقعة.

تسجيل إتمام العمل

يجب على المسؤول تسجيل ما تم وتقديم الأدلة ذات الصلة. يجب أن تصف مذكرة الإكمال العمل، وليس فقط أن تقول "تم". عندما ترتبط عدة إجراءات بنتيجة واحدة، اجعل حالة كل إجراء مرئية.

التحقق من النتيجة

إتمام العمل والتحقق من نتيجته خطوتان مختلفتان. اتبع عملية مؤسستك للتأكد من أن التصحيح يعالج النتيجة. سجل من قام بفحصه ومتى. إذا كانت غير مكتملة، فاذكر ما بقي معلقًا.

تعلم من النتائج المتكررة

أثناء المراجعة، ابحث عن المشكلات المتكررة في نفس المكان أو عبر عدة مواقع. قد يتطلب العائق المتكرر تغيير ترتيبات التخزين، وليس مجرد تذكير آخر. أبقِ هذا القرار مرتبطًا بالأدلة.

يعد هذا الدليل أداة مساعدة عملية لسير العمل. قم بتطبيقه ضمن الإجراءات الحالية لمؤسستك.

استخدم قائمة الفحص عمليًا

افتح ملف CSV في أداة جدول البيانات واحتفظ بنسخة عمل من النتائج التي تراجعها. تمنحك قائمة الفحص مرحلة وسؤال مراجعة ومسؤول وتاريخ استحقاق وحقل دليل وحقل حالة. استخدم هذه الحقول لإظهار القرارات المفقودة.

على سبيل المثال، قد يجد الفحص أن المعدات تسد الطريق. التصحيح الفوري هو إزالة العائق بموجب إجراء الموقع. يمكن لمراجعة المتابعة أيضًا أن تأخذ في الاعتبار المكان الذي يجب تخزين هذه المعدات فيه. قم بتسجيل كلا القرارين بوضوح بدلاً من التعامل مع مذكرة إكمال واحدة كدليل على أنه تمت معالجة كل مشكلة.

استخدم مرجع الأدلة الذي يمكن للمراجع المعتمد الوصول إليه. تجنب نسخ المعلومات الحساسة إلى قائمة الفحص عندما يكون المرجع الخاضع للرقابة كافياً.

أسئلة لاستخدامها في المراجعة

• هل يمكن لشخص لم يكن هناك أن يفهم النتيجة؟
• هل التصحيح محدد بما فيه الكفاية ليتصرف المسؤول عليه؟
• هل الأدلة تشير إلى ما تغير؟
• هل هناك قرار منفصل بشأن أي أعمال متبقية؟

بالنسبة للاجتماع الأوسع، اقرأ ما تتضمنه مراجعة سلامة مفيدة. استكشف الوحدات المتصلة في CerthixED للمدارس أو CerthixCO للشركات.