الإبلاغ عن الحوادث الوشيكة: كيف تشجّع الموظفين على المشاركة؟

تتحرك الحمولة من موضعها، ولا يصاب أحد، ويستمر العمل. يعتقد أحد الأشخاص أن الأمر يستحق الإبلاغ عنه؛ ويقول آخر لا جدوى من ذلك لأنه لم يحدث شيء. يصبح الإبلاغ عن الحوادث الوشيكة مفيدًا عندما يفهم الأشخاص ما يجب الإبلاغ عنه ويمكنهم رؤية أن معلوماتهم تؤدي إلى استجابة مدروسة. النموذج وحده لا يمكنه خلق تلك الثقة.

ابدأ بالمواقف التي يتعرف عليها فريقك العامل. اشرح مسار الإبلاغ باللغة العادية ووضح كيف ينبغي إثارة المخاوف العاجلة من خلال ترتيبات الاستجابة الفورية لموقعك.

استخدم أمثلة من العمل الذي يقوم به الأشخاص بالفعل

قد تبدو عبارة "الإبلاغ عن الحوادث الوشيكة" واضحة بالنسبة إلى متخصصي السلامة وغامضة بالنسبة لشخص ما في نوبة عمله الأولى. ناقش أمثلة افتراضية من المكان: سقوط جسم دون أن يصطدم بأي شخص، أو حركة غير متوقعة للمعدات، أو شخص يبتعد في اللحظة الأخيرة عن مركبة لم ينتبه إليها.

تجنب جعل الموظفين يناقشون الفئة المثالية قبل أن يتمكنوا من إثارة مخاوفهم. ويمكن للفريق المتلقي توضيح التصنيف بعد ذلك. الأولوية الأولية هي المعلومات المفيدة حول ما حدث وما يحتاج إلى الاهتمام.

يشرح دليل التحقيق في الحوادث الصادر عن هيئة الصحة والسلامة في المملكة المتحدة قيمة التعلم من الحوادث الوشيكة وكذلك أحداث الإصابة. يدعم هذا المبدأ التحقيق، ولكن يجب تحديد عمق وإلحاح استجابتك من خلال إجراءات مؤسستك والظروف الفعلية.

اجعل التقرير الأول قابلاً للتحقيق

اسأل عن الموقع والوقت والنشاط ووصف واقعي. قم بتضمين ما كان يحدث على الفور مسبقًا، إذا كان معروفًا، وأي استجابة فورية. دع مقدم البلاغ يوضح عندما يكون هناك شيء غير مؤكد بدلاً من طلب إجابة مخترعة لاستكمال السجل.

قد تكون التفاصيل المفيدة هي "تدحرج العربة بعد تركها بجوار منطقة التحميل الثالثة"، بدلاً من "المعدات غير الآمنة". الوصف الأكثر دقة يمنح المراجع نقطة بداية مع ترك السبب مفتوحًا للتحقيق.

فكر في كيفية قيام الأشخاص بالإبلاغ خلال يوم العمل. هل يستخدمون جهازًا مشتركًا، أو يقومون بإعداد التقارير بعد المناوبة، أو يتحدثون إلى المشرف؟ اشرح المسار المتاح ومن سيقوم بالتقاط المعلومات إذا لم يتمكن الشخص من القيام بذلك مباشرة. لا ينبغي أن يعتمد إعداد التقارير على وصول العامل إلى جهاز كمبيوتر مكتبي نادرًا ما يستخدمه.

استجب للمخاوف قبل الحكم على عدد البلاغات

قد يعني ارتفاع عدد التقارير المزيد من المخاوف، أو رغبة أكبر في الإبلاغ، أو مجموعة من التغييرات. قد يعني العدد المنخفض أحداثًا قليلة، ولكنه قد يعني أيضًا أن الموظفين غير متأكدين أو غير مقتنعين بشأن الإبلاغ. اسأل عما يوجد خلف الرقم قبل وصفه بالأداء الجيد أو السيئ.

قم بمراجعة العواقب المحتملة والظروف ذات الصلة. لا يزال من الممكن أن يكشف حدث بدون إصابة عن نقطة ضعف مهمة. وعلى العكس من ذلك، لا يحتاج كل تقرير إلى نفس نطاق التحقيق. امنح المراجع طريقة لتطبيق عملية التقييم الخاصة بالمنظمة بشكل متسق وطلب المزيد من المساعدة عند الضرورة.

أبقِ التعلم الداخلي منفصلاً عن القرارات المتعلقة بأي تقرير خارجي مطلوب قانونًا. تختلف المتطلبات حسب الاختصاص القضائي ونوع الحدث؛ يجب على فريقك المسؤول التحقق من تلك القرارات من خلال ترتيباته العادية.

اعرض ما حدث بعد ذلك

لا يحتاج الناس إلى الوصول إلى كل تفاصيل التحقيق لمعرفة أهمية تقريرهم. عندما يكون ذلك مناسبًا، أكّد استلام البلاغ وشرح الإجراء الناتج أو خطوة المراجعة التالية. إذا كان التحقيق لا يزال مفتوحًا، فقل ذلك بدقة بدلاً من تقديم تأكيد غامض بأن كل شيء قد تم التعامل معه.

عندما يتم إجراء تغيير، قم بوصفه بعبارات يتعرف عليها العمال. إن ترتيبات التخزين المنقحة أسهل في الفهم من "تنفيذ التدابير التصحيحية". قم بدعوة التعليقات بعد استخدام التغيير. الحل الذي يعمل أثناء العرض التوضيحي قد تختلف فعاليته أثناء نوبة العمل المزدحمة.

قم بحماية المعلومات الشخصية وتجنب تحويل تحديثات التعلم إلى روايات متداولة تلقي اللوم على الأفراد. والدرس المفيد يتعلق بالظروف والاستجابة، مع مشاركة التفاصيل حسب إجراءات المنظمة.

تحقق مما إذا كان مسار الإبلاغ موثوقًا به

اسأل مجموعة صغيرة من العمال كيف يمكنهم الإبلاغ عن المخاوف وما يتوقعون حدوثه بعد ذلك. استمع إلى حالة عدم اليقين ومسارات الإبلاغ المتكررة وأمثلة للتقارير التي يبدو أنها تختفي. تمنحك هذه الإجابات قائمة تحسين عملية.

تعد إدارة الحوادث وإعداد التقارير جزءًا من CerthixCO. تابع مع لماذا تأخرت الإجراءات التصحيحية لفحص المتابعة التي تعطي التقارير قيمتها. أقوى دعوة للإبلاغ هي الرد المفهوم على آخر مخاوف أثارها شخص ما.