Por que as ações corretivas ficam atrasadas e como colocá-las em ação

A lista de ações fica mais longa, as datas de vencimento ficam vermelhas e cada revisão termina com outra solicitação de atualizações. Algumas tarefas estão aguardando um empreiteiro. Outros têm um responsável que não pode aprovar os gastos. Alguns são descritos de forma tão vaga que ninguém sabe como seria a conclusão. Uma ação corretiva atrasada precisa de um diagnóstico, e não apenas de mais um lembrete.

Comece entendendo a preocupação atual e o motivo pelo qual o trabalho está paralisado. O item mais antigo não é automaticamente o mais urgente, e o item mais fácil de fechar não é necessariamente o ponto mais útil para começar.

Revisite o que a ação pretendia alcançar

Leia a descoberta original antes de discutir a tarefa. A ação proposta ainda aborda essa questão? Uma nota dizendo “fale com a equipe” pode descrever uma atividade, mas não deixa claro o resultado desejado. Pergunte o que deve ser diferente após a conclusão da ação.

Por exemplo, se os materiais obstruem repetidamente uma rota, uma liberação única e uma mudança nos arranjos de armazenamento são tarefas diferentes. Eles podem precisar de responsáveis, evidências e prazos diferentes. Combiná-los em uma única ação vaga pode ocultar o que permanece sem solução.

A apostila de investigação de incidentes do HSE conecta a investigação a um plano de ação para controles de risco. Use isso como uma referência geral; o controlo e a resposta adequados num determinado local de trabalho ainda necessitam de uma avaliação competente no âmbito dos procedimentos da organização.

Encontre o bloqueador real

Pergunte ao responsável o que está impedindo o progresso. As respostas úteis são concretas: é necessária uma decisão, uma peça não chegou, o acesso não foi organizado ou o âmbito não é claro. “Em andamento” diz muito pouco sobre a reunião.

Separe o responsável pelo acompanhamento da ação das pessoas que suprem uma dependência. Um gerente de instalações pode coordenar um reparo enquanto o titular do orçamento aprova a compra. Registre claramente a decisão pendente para que a solicitação chegue a alguém que possa atendê-la.

Quando o responsável nomeado deixou ou mudou de função, a reatribuição faz parte do trabalho. Não presuma que um registro sem responsável será recolhido porque o departamento ainda existe. Confirme quem agora entende o problema e é responsável por levá-lo adiante.

Revise a situação atual

Uma data de vencimento indica que o plano foi perdido. Não descreve completamente as condições no local hoje. Pergunte o que aconteceu desde a descoberta, se ainda existem acordos temporários e se algo mudou o nível de preocupação.

Siga os procedimentos de escalonamento e resposta imediata da organização quando necessário. Uma reunião sobre a situação administrativa não deve atrasar a ação sobre um perigo atual. Obtenha informações competentes apropriadas se a adequação de um acordo provisório for incerta.

Se uma data revista for justificada, guarde o motivo e a decisão por trás dela. Substituir silenciosamente a data original remove o contexto útil. Prorrogações repetidas devem levar a uma análise mais detalhada do obstáculo, da solução escolhida ou da autoridade à disposição do responsável.

Combine as evidências antes de anunciar a conclusão

A evidência deve responder à questão original. Uma fatura mostra que algo foi comprado ou faturado; pode não demonstrar que o trabalho pretendido foi concluído de forma satisfatória. Um registro de frequência de treinamento pode não responder a uma pergunta sobre se um método de trabalho alterado está sendo usado.

Combine uma verificação de conclusão apropriada enquanto a ação está sendo planejada. Isso ajuda a pessoa que faz o trabalho a saber o que fornecer. Dependendo da tarefa, a verificação pode envolver um registro de trabalho relevante, uma observação de acompanhamento ou revisão por um colega apropriado.

Nos casos em que a eficácia só possa ser avaliada após a utilização, mantenha essa distinção visível. Instalar uma alteração e confirmar que ela funciona na prática pode acontecer em momentos diferentes. Descreva ambos honestamente, em vez de tratar um único rótulo de status como a história toda.

Torne a decisão da reunião de revisão focada

Use o tempo de revisão para ações que exigem decisão, suporte ou escalonamento. Reúna atualizações de rotina com antecedência, sempre que for prático. Para cada item bloqueado, deixe claro o próximo passo e o responsável por ele.

Procure bloqueadores repetidos na lista. Se muitas tarefas aguardam a mesma rota de aprovação, consertar esse processo pode ser mais importante do que perseguir cada responsável separadamente.

CerthixCO oferece suporte ao trabalho de segurança conectado, incluindo Gestão de riscos e controle e Relatórios. Para o registro completo da observação em diante, consulte Da constatação da inspeção até a correção verificada. Uma lista mais curta só é útil quando o trabalho por trás dos itens encerrados está sujeito a revisão.