إعداد أدلة تدقيق السلامة لتوضيح تسلسل العمل

تقترب عملية التدقيق وتقوم عدة فرق بتحميل المستندات إلى مجلد مشترك. هناك الكثير من المواد، ولكن من الصعب معرفة أي ملف يجيب على أي سؤال. إن الإعداد الجيد لأدلة التدقيق لا يتعلق بإنتاج مجموعة كبيرة بقدر ما يتعلق بالربط بين نطاق التدقيق والسجلات ذات الصلة والعمل الذي حدث بالفعل.

ابدأ بالنطاق المتفق عليه. يمكن أن تطرح مراجعة العملية الداخلية وتدقيق العملاء وتدقيق الشهادات أسئلة مختلفة. قم بتأكيد المعايير والفترة المطلوبة مع الأشخاص المناسبين بدلاً من التخمين من مجلد المراجعة الأخيرة.

نظّم الأدلة حول أسئلة التدقيق

خذ كل موضوع في نطاقه وحدد السجلات التي قد تساعد في معالجته. بالنسبة لعملية التفتيش، يمكن أن تشمل عمليات الفحص المخطط لها، وعينة من السجلات المكتملة ومتابعة النتائج المختارة. الهدف هو إظهار العلاقة بين العملية واستخدامها.

احتفظ بفهرس بسيط يتضمن الموضوع ومكان حفظ السجل والتاريخ أو الفترة والموقع ذي الصلة والشخص الذي يمكنه شرحه. أضف ملاحظة مختصرة حول النطاق عندما يغطي المستند جزءًا فقط من السؤال. وهذا يساعد المراجعين على تجنب افتراض أن السجل ينطبق على نطاق أوسع مما ينطبق.

لا تقم بإعادة تسمية الأدلة أو إعادة ترتيبها على نطاق واسع بحيث لا يتمكن زملائك من التعرف عليها. إذا كانت هناك حاجة إلى مجموعة تدقيق منفصلة، فاحتفظ باتصال واضح بالسجل المعتمد والسياق الذي تم إنشاؤه فيه.

اختر عينة توضّح تسلسل العمل

يمكن للعينة المفيدة متابعة مشكلة واحدة من ملاحظتها الأولية حتى الاستجابة والتحقق من الإكمال. يجب أن يكون المراجع قادرًا على فهم ما حدث دون الاعتماد كليًا على الشخص الذي يقدمه.

قم بتضمين النتيجة الأصلية والإجراء المتفق عليه والشخص المسؤول وأدلة النتائج ذات الصلة. إذا كان العمل لا يزال مفتوحا، أظهر ذلك بصدق. يمكن أن يوضح العنصر المعلق الوضع الحالي بشكل أكثر وضوحًا من السجل غير المكتمل المقدم على أنه منتهٍ.

تجنب اختيار الأمثلة الأكثر اكتمالًا فقط إذا كان نهج التدقيق المتفق عليه يتطلب عينة أوسع. دع نطاق التدقيق وترتيبات أخذ العينات يرشدان عملية الاختيار. إن إعداد الأدلة يجب أن يجعل المراجعة ممكنة، وليس تقديم نسخة من العملية لا يعترف بها الموظفون.

حدّد النواقص قبل الاجتماع

اطلب من زميل أن يتبع خريطة الأدلة. هل يمكنهم فتح الملفات وتحديد الإصدار الحالي وفهم السؤال الذي يتناوله كل سجل؟ من الأسهل حل الأذونات المفقودة وأسماء الملفات الغامضة قبل بدء المراجعة.

في حالة عدم وجود أدلة، سجل الفجوة والخطوة التالية. لا تقم بإعادة إنشاء سجل تاريخي كما لو أنه تم صنعه في ذلك الوقت. إذا كانت هناك حاجة إلى تفسير لاحق، فاجعل توقيته ومصدره واضحين. إن التمييز بين الأدلة المسجلة وقت الحدث والتوضيح اللاحق مهم للعرض الدقيق للوقائع.

تشير هيئة الصحة والسلامة البريطانية (HSE) في إرشادات أنظمة الإدارة إلى أن مفتشيها يأخذون في الاعتبار مجموعة من الأدلة والملاحظات، بدلاً من الاعتماد فقط على ادعاء الالتزام بمعيار معين. يعد هذا تذكيرًا مفيدًا بأن مجموعة المستندات وحدها لا تحدد كيفية إدارة العمل.

هيّئ الأشخاص الذين يفهمون العمل

اسمح للزملاء المعنيين بمعرفة النطاق ومكان وجود سجلاتهم. وينبغي أن يكونوا قادرين على شرح العملية العادية، بما في ذلك ما يحدث عندما يحدث خطأ ما. إنهم لا يحتاجون إلى نص تم التدرب عليه أو ادعاء بأن كل سجل مثالي.

إذا كان الشخص الرئيسي غائبًا، فحدد البديل المناسب وقم بترتيب التسليم الفعلي. تجنب تكليف شخص ما بشرح نشاط فني لا يفهمه لمجرد أنه متواجد في ذلك اليوم.

تحقق من كيفية التعامل مع المعلومات الحساسة. اتفق على طريقة مناسبة لتقديم الأدلة اللازمة مع الحد من التفاصيل الشخصية أو السرية غير ذات الصلة. اتبع الترتيبات المعتمدة للمنظمة واحتياجات المعلومات المشروعة للتدقيق.

تحويل النتائج إلى عمل يتولى أشخاص محددون مسؤوليته

بعد التدقيق، احتفظ بالنتائج في سياقها الصحيح. وضّح الاستجابة المطلوبة وأي مواعيد نهائية متفق عليها من خلال عملية التدقيق. قم بتعيين العمل الناتج إلى شخص لديه فهم واضح للمشكلة والدعم اللازم للعمل.

احتفظ بأدلة المتابعة متصلة حتى تتمكن المراجعة التالية من رؤية ما تغير. يعد المجلد المسمى "مغلق" أقل فائدة بكثير من السجل الذي يشرح النتيجة.

تُعد عمليات التدقيق وإدارة الامتثال جزءًا من CerthixCO. بالنسبة للمتابعة التي توقفت، اقرأ لماذا أصبحت الإجراءات التصحيحية متأخرة. يعمل الإعداد بشكل أفضل عندما يجعل السجلات اليومية أسهل للفهم على مدار العام.