الإبلاغ عن الحوادث المدرسية: ما الذي ينبغي تسجيله قبل نسيان التفاصيل؟

يحدث حادث خلال استراحة الغداء المزدحمة. أحد الزملاء يساعد التلميذ، وآخر يتحدث إلى المكتب، وثالث رأى بداية ما حدث. بحلول فترة ما بعد الظهر، تصبح لدى المدرسة عدة أجزاء من المعلومات ولا يوجد وصف واضح ومتكامل للحادث. تعمل عملية الإبلاغ عن الحوادث المفيدة على جمع هذه الأجزاء معًا مع الحفاظ على الرعاية الفورية وإجراءات الاستجابة للمدرسة أولاً.

لا يحتاج السجل الأولي إلى الإجابة على كل سؤال. ويتعين عليه حفظ على ما هو معروف، وتحديد ما لا يزال غير مؤكد، وإعطاء الزميل المسؤول ما يكفي من المعلومات لاتخاذ الخطوة التالية.

قدّم الاستجابة الفورية على التوثيق

يجب على الموظفين اتباع ترتيبات الطوارئ والإسعافات الأولية والتصعيد في المدرسة عند وقوع حادث. ولا ينبغي لهم تأخير المساعدة اللازمة لإكمال النموذج. بمجرد إدارة الموقف المباشر، حدد من سيقوم بالسجل الأولي حتى لا تقع المهمة بين عدة أشخاص.

التسجيل الداخلي وإعداد التقارير الخارجية هما قراران مختلفان. على سبيل المثال، تشرح إرشادات هيئة الصحة والسلامة البريطانية بشأن الإبلاغ في بريطانيا العظمى مسار التقارير بموجب RIDDOR. لا يحدد الإدخال الداخلي للمدرسة في حد ذاته ما إذا كان التقرير مطلوبًا أو يقدمه. يجب على الشخص المسؤول التحقق من القواعد التي تنطبق على اختصاصات المدرسة وظروفها.

اكتب وصفًا يمكن لشخص آخر فهمه

قم بتسجيل التاريخ والوقت التقريبي إذا كان الوقت المحدد غير معروف والموقع الدقيق. قم بوصف النشاط الجاري وما لاحظه الشخص المبلغ بشكل مباشر. استخدم لغة عادية. «انزلق التلميذ أثناء الدوران بجانب محطة المياه» أوضح من تسمية غامضة مثل «حدث الملعب».

أبقِ الملاحظة منفصلة عن المعلومات التي تصلك لاحقًا. ولا ينبغي للزميل الذي وصل بعد ذلك أن يكتب وكأنه شهد الحدث. قم بإسناد عبارة إلى مصدرها باستخدام ممارسات التسجيل بالمدرسة وجعل عدم اليقين مرئيًا بدلاً من ملء الفجوات بتفسير معقول.

غالبًا ما تتضمن التفاصيل الأولية المفيدة ما يلي:

• بيانات الأشخاص المعنيين، في حدود ما يحتاجه السجل.
• ما حدث مباشرة قبل وأثناء الحدث حيث يكون معروفا.
• الاستجابة الفورية ومن نفّذها.
• من تم اطلاعه من خلال إجراءات المدرسة .
• أي موقع أو معدات أو سجل موجود ذي صلة يحتاج إلى مراجعة.

تجنب التشخيصات التخمينية واللوم. عندما يتم تقديم معلومات طبية أو متخصصة لاحقًا، احتفظ بمصدرها وسياقها بدلاً من إعادة كتابة الرواية الأصلية لجعلها تبدو معروفة منذ البداية.

تعامل مع المرفقات بعناية

قد تساعد صورة التجهيز المتضرر في إجراء تحقيق. قد تؤدي الصورة غير الضرورية التي تحتوي على أطفال أو تفاصيل شخصية إلى إنشاء مشكلة منفصلة في التعامل مع المعلومات. استخدم النهج المعتمد للمدرسة لجمع الأدلة وتخزينها، بما في ذلك القرارات المتعلقة بالوصول.

لا تنشر نسخًا من تقرير الحادث الحساس من خلال مجموعات البريد الإلكتروني الواسعة فقط لإبقاء الجميع على اطلاع. قد يحتاج الزملاء المختلفون إلى معلومات مختلفة للقيام بعملهم. وقد يحتاج أحد موظفي المرافق إلى موقع الخلل وطبيعته دون الحاجة إلى الرواية الشخصية الكاملة للحادثة.

إذا كانت المخاوف تنتمي إلى عملية حماية الطلبة، فاتبع هذه العملية. إن سهولة تسجيل الحوادث العامة ليست سببًا لوضع تفاصيل الحالة الحساسة في مكان يمكن الوصول إليه على نطاق واسع.

اجعل المتابعة مرئية

بعد الوصف الأولي، حدد من سيقوم بمراجعته وما هي الأسئلة التي ستظل مفتوحة. قد يتضمن ذلك التحدث مع أحد الشهود، أو التحقق من سجل المعدات، أو إعادة النظر في تقييم المخاطر الحالي. قم بتعيين السؤال لشخص ما بدلاً من ترك ملاحظة عامة تقول "تحقيق".

سجل النتائج اللاحقة بطريقة تحافظ على التمييز بين التقرير الأولي والمراجعة اللاحقة. عندما يتم الاتفاق على إجراء ما، قم بوصف النتيجة المقصودة والأدلة التي ستظهر أنه تم التعامل معها. الهدف هو تسلسل قابل للقراءة، وليس قصة مصقولة تمامًا.

ومن المفيد أيضًا إخبار الزميل المُبلغ، ضمن حدود المعلومات المناسبة، أن تقريره وصل إلى الشخص المناسب. وبخلاف ذلك، قد يفترض الموظفون أنه اختفى في البريد الوارد ويبدأون في إنشاء سجلات موازية.

اختبر العملية بمثال عادي

استعرض حادثة افتراضية وقت الغداء مع فريق المكتب وأحد أعضاء هيئة التدريس. تحقق مما إذا كان كلاهما يعرف مكان الإبلاغ ومن يقوم بمراجعة الإدخال وماذا يحدث في حالة غياب المراجع المعتاد. قم بحل هذه الفجوات العملية قبل أن تصبح ذات أهمية خلال يوم صعب.

استكشف إدارة الحوادث ضمن CerthixED، واقرأ متى يجب مراجعة تقييم مخاطر المدرسة؟ للتعرف على العلاقة بين الحادث والضوابط التي يتم النظر فيها بعد ذلك.