Registros de inspeção de ativos: conecte o equipamento ao seu histórico

O relatório de serviço diz “unidade dois”, o registo de bens utiliza um número de série e a nota de inspeção diz “máquina perto da entrada traseira”. Todos podem estar se referindo ao mesmo item, mas os registros não deixam isso claro. Antes de adicionar mais campos a um registro de ativos, certifique-se de que cada equipamento possa ser conectado de forma confiável ao seu histórico de inspeção e serviço.

Essa conexão ajuda um colega a responder perguntas comuns: qual item foi verificado, o que foi encontrado, o que aconteceu depois e qual registro explica a posição atual?

Dê ao ativo uma identidade estável

Use um identificador que permaneça significativo quando o equipamento for movido ou uma sala mudar de nome. Mantenha a localização como um detalhe separado, para que mover um item não faça com que seu histórico pareça pertencer a um ativo diferente.

Registre descrição suficiente para distinguir itens semelhantes. Dependendo do equipamento, isso pode incluir fabricante, modelo e número de série, quando disponível e relevante. Não confie apenas em uma fotografia se vários itens forem parecidos.

Quando os registros existentes usam nomes diferentes, documente a conexão em vez de adivinhar silenciosamente. Peça à pessoa que conhece o equipamento ou ao fornecedor para resolver a incerteza. Um relatório de inspeção anexado ao item errado pode ser mais enganoso do que um registro obviamente ausente.

Mantenha a inspeção e a manutenção compreensíveis

Uma inspeção e uma visita de serviço podem ter finalidades e escopos diferentes. Registre o que foi realmente feito, em vez de tratar todos os documentos do fornecedor como o mesmo tipo de evidência. Leia quaisquer limitações, observações e recomendações no relatório.

Para a Grã-Bretanha, as orientações de inspeção de equipamentos de trabalho do HSE explicam que a necessidade de inspeção e sua frequência devem ser informadas pela avaliação de risco. Também distingue situações que necessitam de inspeção formal de verificações mais simples. Não aplique um intervalo a cada ativo nem exporte essas regras para outra jurisdição sem verificar os requisitos aplicáveis.

Use aconselhamento competente, informações do fabricante e procedimentos relevantes ao estabelecer os arranjos do ativo. O registo deve registar a base acordada de forma suficientemente clara para que um futuro colega compreenda porque está planeada uma verificação.

Capture o resultado, incluindo trabalho inacabado

Um registro de inspeção deve identificar o ativo, a data, o escopo e a pessoa ou organização que realiza a verificação, conforme apropriado ao processo. Mantenha as descobertas e evidências relevantes com ele. Uma data por si só não mostra o resultado.

Quando for identificado trabalho adicional, associe-o a um próximo passo claro. Registre quaisquer providências imediatas através dos procedimentos da sua organização e garanta que as pessoas responsáveis ​​entendam a posição atual. Não presuma que a pessoa que receberá um PDF do fornecedor traduzirá automaticamente todas as recomendações em ações.

Se parte da inspeção não puder ser concluída, torne essa limitação visível. Uma consulta concluída não é necessariamente uma inspeção concluída. A distinção é importante quando um gestor está tentando compreender a cobertura de um local.

Verifique os documentos quando eles chegarem

Antes de preencher um relatório, compare os identificadores e a localização dos ativos com o registro. Verifique se o relatório se refere ao trabalho esperado e se as páginas anexas estão presentes. Caso o documento não esteja claro, resolva a questão com o fornecedor ou colega responsável enquanto a visita ainda for recente.

Evite acumular duplicatas inexplicáveis. Quando um relatório corrigido substituir uma versão anterior, deixe a relação clara utilizando as práticas documentais da organização. A próxima pessoa não deveria ter que comparar dois PDFs quase idênticos para adivinhar qual deles se aplica.

Combine acordos de retenção e acesso para o tipo de registro. Os requisitos podem variar entre equipamentos e jurisdições, portanto, um único período de retenção geral pode ser inadequado. Mantenha a política relevante disponível para as pessoas que mantêm os registros.

Revise os ativos que foram movidos ou saíram do serviço

Um registo de activos necessita de atenção quando o equipamento é transferido entre locais, é substituído ou retirado de utilização. Atualize sua posição preservando o histórico relevante de acordo com seus procedimentos. Caso contrário, as equipes poderão continuar planejando verificações para um item que não está mais lá.

Periodicamente, faça amostras de alguns ativos físicos em relação ao registro e seus registros mais recentes. Verifique as duas direções: você consegue encontrar o registro do equipamento e consegue identificar o equipamento a partir do registro? Isso expõe rapidamente problemas práticos de nomenclatura.

Gestão de Ativos e Inspeções fazem parte do CerthixCO. Para usar esses registros em uma revisão formal, consulte Preparação de evidências de auditoria de segurança. Um histórico útil de ativos permanece vinculado ao item certo à medida que pessoas, locais e fornecedores mudam.